De la commande reçue à la validation, sans ressaisie ligne par ligne.
- 01Réception d’un email, PDF ou tableur
- 02Extraction des informations
- 03Contrôle des références, quantités et prix
- 04Détection des anomalies
- 05Validation humaine
- 06Préparation des données pour l’ERP
- 07Suivi et relance
Le système ne remplace pas l’équipe. Il lui présente un dossier déjà préparé et les points qui nécessitent réellement son attention.
Exemple de système opérationnel
Dossier CMD-2026-2847
Commande reçue
Email · Commande_2847.pdf
Extraction terminée
37 lignes détectées
Contrôles effectués
Références · quantités · prix
Anomalies signalées
3 écarts à vérifier
Validation requise
Commande prête à contrôler
Commande préparée pour validation humaine
Illustration sur données synthétiques. Les règles métier, les outils et les validations du client restent maîtres.
Quatre familles de situations opérationnelles.
ADV, commandes et devis
- Problème
- Les commandes arrivent par email dans des formats hétérogènes et sont ressaisies ligne par ligne.
- Ce que le système prépare
- Extraction des lignes, contrôles de cohérence, signalement des écarts et préparation des données à intégrer.
- Ce qui reste humain
- La validation des écarts, les arbitrages commerciaux et la confirmation client.
- Indicateurs
- Temps par commande · écarts détectés avant saisie · part des dossiers préparés.
Achats et approvisionnements
- Problème
- Les demandes de disponibilité, les relances et les comparaisons de délais se dispersent entre emails et fichiers.
- Ce que le système prépare
- Regroupement des besoins, envoi et suivi des demandes, relances automatiques, tableau comparatif.
- Ce qui reste humain
- Le choix du fournisseur, la négociation et l’engagement d’achat.
- Indicateurs
- Délai de réponse fournisseur · relances manuelles évitées · retards détectés.
Applications et outils internes
- Problème
- Un processus critique repose sur un tableur partagé ou un outil qui ne correspond plus au métier.
- Ce que le système prépare
- Une interface unique, des statuts explicites, des contrôles à la saisie et un reporting fiable.
- Ce qui reste humain
- Les décisions métier, les priorités et les exceptions.
- Indicateurs
- Adoption · étapes supprimées · délai de traitement d’un dossier.
CRM, demandes entrantes et relances
- Problème
- Les demandes entrantes se répartissent entre plusieurs canaux et certaines restent sans suite.
- Ce que le système prépare
- La centralisation des demandes, leur qualification initiale, l’affectation et les relances programmées.
- Ce qui reste humain
- La réponse commerciale, la qualification fine et la relation client.
- Indicateurs
- Délai de première réponse · demandes sans suite · taux de relance effectué.
Combien coûte aujourd’hui le traitement manuel d’un processus ?
Coût du fonctionnement actuel
- Heures mobilisées chaque mois
- 40 h
- Heures mobilisées chaque année
- 480 h
- Coût annuel estimé du processus actuel
- 18 240 €
Cette estimation mesure le coût du fonctionnement actuel. La part réellement automatisable doit être déterminée pendant le diagnostic et vérifiée durant le pilote. Aucune donnée saisie n’est stockée ni transmise : le calcul est effectué dans votre navigateur.